Conheça 5 Atividades Que Você Precisa Ter No Controle Financeiro Da Sua Empresa

Vou começar dizendo que o controle financeiro é fundamental para o aumento do lucro e para a administração de qualquer segmento de empresas.

Um negócio que não sabe quanto está vendendo e lucrando e quanto está gastando corre dois riscos:

  1. Primeiro o de não crescer e ver sua operação quebrar;
  2. E segundo a de se manter no mercado, mas ganhando muito menos do que poderia.

Contudo, apesar de muitos empresários e gestores terem o conhecimento dessas informações, alguns insistem em não manter as 5 Atividades Básicas do Controle Financeiro.

Mas por que?

Vamos à alguns motivos:

Falta de tempo

Empreendedores com uma operação enxuta podem, por vezes, acumular muitas funções.

Nesse cenário, muitas dessas funções podem ficar subdesenvolvidas e não terem a atenção necessária de quem as executa, neste caso, o dono da empresa.

Por isso, esse não é um viés apenas dos empreendedores.

É cada vez mais comum as empresas enxugarem muito suas equipes, mas sem se preocupar com a automatização de alguns processos.

E quando ocorre isso, seus departamentos de serviços acabam sofrendo com a sobrecarga de trabalho que só aumenta, ao passo que, a equipe diminuiu.

Falta de processos

controle financeiro

Existem 5 atividades básicas do controle financeiro que são traduzidas em um conjunto de processos que fazem a engrenagem do negócio girar.

Naturalmente, cada empresa faz o financeiro do seu jeito, porém, é possível identificar padrões distintos em tais atividades.

Em contrapartida, para um setor financeiro funcionar bem, seus processos precisam estar bem definidos e devem ser conhecidos por quem os executa.

Se isso não acontece, os funcionários tendem a executar suas atividades baseados em suas próprias demandas e gastam muito mais energia para entregar o financeiro.

Por tanto, quando os processos não são bem definidos e/ou conhecidos, é comum que a execução das atividades seja em horários diferentes e em formatos diversos, o que compromete a fácil interpretação das informações financeiras.

Falta de Conhecimento Financeiro

O conhecimento para você dominar as finanças da sua empresa não é complexo.

Tratam-se apenas de 5 atividades básicas.

Porém, quando a área financeira é acumulada por um gestor, ou está dentro de uma empresa nova, ou quando a operação ocupa todo o tempo da sua equipe, o desconhecimento das finanças corporativas faz muita falta para uma gestão bem elaborada.

Além disso, não conhecer conceitos de gestão financeira faz com que os gestores tenham menos controle sobre as finanças de uma empresa.

E mais, eles também terão muito mais dificuldades para fazerem o planejamento e o orçamento do negócio.

Posteriormente, tudo isso implicará no desperdício de recursos e energia.

Não entendimento da relevância

Surpreendentemente, algumas empresas conseguem sobreviver sem manterem uma gestão financeira de qualidade.

No entanto, como citamos no início do artigo, essas empresas certamente tem uma lucratividade à quem do que poderiam.

Esse cenário geralmente é resultado do não entendimento da relevância da gestão financeira e dos benefícios que as informações financeiras trazem para o negócio.

Controle Financeiro feito pela metade

Outro cenário real dentro do mundo das empresas é o controle financeiro feito pela metade.

Algumas empresas mantém os controles financeiros confiáveis e isso é ótimo, porém, deixam de gerar informações importantes sobre o negócio.

Dessa forma, desconhecem a eficiência da operação e não conseguem apurar seus resultados.

E como efeito, os empreendedores e gestores ficam às cegas em relação ao lucro ou prejuízo da empresa, não conseguem traçar planos de ação para corrigir vieses operacionais e não projetam o futuro do negócio.

O que não é medido não é gerenciado

Essa máxima é antiga, porém se mantém atual.

E o setor financeiro tem tudo a ver com mensurações e análises. Existem muitas ferramentas e técnicas de gestão financeira disponíveis, mas que ainda são pouco aplicados.

Ou seja, o controle financeiro é essencial, mas não é fácil.

Portanto, tenha em mente que a sua gestão financeira pode ser mais do que você já faz.

Agora, partindo do pressuposto de que se o seu negócio é lucrativo, mas você não controla as finanças do mesmo, seu lucro poderia ser duas ou três vezes maior.

E se você está no prejuízo, o controle financeiro do seu negócio poderia fazer sua empresa sair do vermelho.

Pensando nisso, vamos falar então sobre os processos e ferramentas para uma gestão financeira de qualidade.

Práticas fundamentais para desenvolver um controle financeiro

 

Vídeo: Como Organizar o Financeiro da sua Empresa

 

Se você deseja implementar seu controle financeiro, entenda que você precisará controlar:

  1. Faturamento/Vendas;
  2. Pagamentos;
  3. Conciliação Bancária;
  4. Fluxo de Caixa;
  5. Análise de Resultados.

Vamos a cada um deles.

1 – Controle de Faturamento/Vendas – Contas a Receber

controle financeiro

Em primeiro lugar, você precisa saber quanto está vendendo, quanto está recebe e sua inadimplência.

Mantendo esses controles, você poderá agir em prol do seu negócio. Mas como?

A cada nova venda feita, você precisará lançá-la em uma lista, contemplando o nome do cliente, a forma de pagamento e os vencimentos. Segue um exemplo abaixo:

Observe neste exemplo que foram feitas 5 vendas no período de 1 a 12 de Agosto.

Todas com o vencimento em 10 dias. Uma venda foi paga em dia (Lock Serviços).

Já a venda para a Pisc Varejo foi paga em sua totalidade, porém, com um atraso de 07 dias.

Max Serviços e Intra Serv pagaram em dia e com 1 dia de atraso, respectivamente, porém, ainda devem valores à sua empresa (saldo devedor).

A venda para a Eletro Comércio ainda não venceu e o cliente não fez o pagamento adiantado.

Logo, partindo desse exemplo, as principais ações a serem tomadas seriam:

  1. Iniciar cobranças sobre os clientes que apresentam saldos devedores;
  2. Instituir juros e multas para os pagamentos em boleto para inibir os atrasos;
  3. Extinguir a forma de pagamento via depósito, pois, a mesma está permitindo pagamentos parciais dos clientes.

Para facilitar o seu desenvolvimento, aprofunde seu conhecimento sobre contas a receber clicando aqui.

2 – Controle de Pagamentos – Contas a Pagar

Saber o montante de pagamentos que a sua empresa fará em um determinado período também é fundamental para a sua empresa.

Digo isso porque esse controle irá impactar diretamente o seu fluxo de caixa. Mas como fazer esse controle?

É necessário listar as suas compras e lançá-las. Vamos ao exemplo:

Vamos supor que a compra feita no Atacado MJ foi parcelada em duas vezes e uma parcela já foi paga.

Observa-se também que no dia 02/08 sua empresa comprou R$ 8.151,00 que serão desembolsados entre os dias 10 e 30 de Agosto.

Após isso, compare seus pagamentos com seus recebimentos. Você terá muitos insights sobre a possibilidade de honrar seus compromissos e evitar custos com juros e multas.

3 – Conciliação Bancária

A Conciliação Bancária compila as informações financeiras de um determinado período anterior.

Geralmente feita em relação ao dia que passou, a mesma é o ato de marcar como recebida uma venda ou marcar como paga uma despesa ou custo.

Nos exemplos acima (Contas a Receber e Contas a Pagar) os títulos marcados como recebidos/pagos vieram da conciliação bancária.

Ou seja, o responsável por essa atividade emitiu o extrato bancário do dia anterior e identificou (em 10/08) duas saídas, uma de R$ 997,00 e outra de R$ 457,00, da conta corrente da empresa e as reconheceu como os pagamentos ao Atacado MJ e ao Comércio XYZ (respectivamente).

Da mesma forma, em 11/08, foi identificada uma entrada de R$ 1.800,00 na conta da empresa e a mesma foi reconhecida como o recebimento da parcela 1/1 do cliente Lock Serviços.

Em resumo, a conciliação bancária é muito importante para você manter em dia um acompanhamento da realização das suas receitas e despesas/custos.

Por isso, se você desejar saber mais detalhes sobre a conciliação bancária e como fazê-la da melhor forma, clique aqui.

4 – Gestão de Fluxo de Caixa

No geral, falamos até agora sobre o básico para a operacionalização do setor financeiro de uma empresa.

Voltemos nossas atenções para a parte analítica agora.

Para manter o caixa da sua empresa saudável, você precisa projetar a suas entradas e saídas em uma linha do tempo.

Comece olhando para o FUTURO, com o propósito de identificar se em algum período o seu caixa estará sob stress. Vamos ao exemplo:

Pensando no período que estamos analisando, em Agosto, temos as seguintes receitas e despesas assumidas.

E antes das receitas e despesas serem conciliadas, poderíamos projetá-las em um relatório de fluxo de caixa da seguinte forma:

Assumindo um saldo inicial de R$ 3.000,00 e dadas as projeções de receitas e despesas, podemos observar que no dia 10/08 o saldo na conta estará baixo (R$ 1.546,00).

Isso porque neste dia temos pagamentos que somam R$ 1.454,00.

Entretanto, no dia 11/08 nós temos R$ 1.800,00 de receitas projetadas que aumentam o saldo projetado para R$ 3.346,00.

Logo, é prudente programar os novos pagamentos a serem assumidos para depois do dia 10/08, evitando colocar o caixa sob grande stress financeiro.

Em suma, a análise do Fluxo de Caixa Projetado é muito importante para a programação efetiva dos seus pagamentos e para o acompanhamento dos recebimentos.

A propósito, é fundamental também atualizar o seu controle com as receitas e despesas realizadas para que a sua projeção seja cada vez mais fiel à realidade do seu negócio e lhe gere uma base histórica de informações.

Aprenda a Montar um Fluxo de Caixa clicando aqui.

5 – Apuração de Resultados

Por fim, a atividade que fecha as 5 Atividades Básicas do Controle Financeiro é a apuração de resultados.

Nela, os resultados trazem informações relevantes para o planejamento do seu negócio.

Sem dúvida, a ferramenta certa para você apurar seus resultados é a DRE (Demonstração de Resultado do Exercício).

Através dela, você visualiza todas as receitas geradas no mês contra as despesas assumidas e descobre se teve lucro ou prejuízo.

Para exemplificar, utilizando o nosso exemplo, podemos dizer que o nosso resultado foi:

Dois pontos importantes sobre a DRE

a) A DRE não compreende os pagamentos e recebimentos. A mesma, reporta o que foi faturado e lançado (recebíveis e pagamentos, respectivamente). Isso é o regime de competência.

Portanto, tenha em mente que você vendeu R$ 10.837,00, mas possivelmente não recebeu todo esse valor quando emitiu a DRE.

Seu recebimento vai depender dos prazos estipulados e da inadimplência. A mesma lógica vale para os pagamentos.

b) Uma DRE envolve mais detalhes, além das vendas (receitas) e despesas. Logo, podemos tomar como modelo a DRE abaixo:

Ou, entenda os detalhes da DRE clicando aqui.

Empreendedor x Financeiro

controle financeiro

Agora você já sabe quais são as 5 Atividades Básicas do Controle Financeiro você já pode gerar mais valor para o seu negócio.

No entanto, quero ressaltar que as ferramentas descritas neste artigo são O BÁSICO e a área financeira envolve muitos outros processos, como:

  1. Gestão por meio de indicadores;
  2. Análise de resultados;
  3. Realocação de recursos;
  4. Corte de gastos;
  5. Análise de desempenho e eficiência;
  6. Análise da lucratividade do negócio.

No entanto, para que todas essas atividades mais avançadas funcionem, é necessário que o processo básico esteja implantado no negócio.

Como gerar mais valor para o seu negócio – Por onde começar?

Muitas empresas escolhem fazer o seu controle financeiro por ferramentas “abertas” como planilhas do excel.

Contudo, apesar das mesmas serem uma excelente forma de controle, é exigido muito trabalho manual de quem opera as mesmas.

Logo, são inúmeros lançamentos e com grandes chances de erros, pois, as linhas do excel são editáveis.

Por outro lado, existem empresas que optam por sistemas integrados tradicionais, que garantem a segurança das informações financeiras.

Porém, tais sistemas exigem certa infraestrutura tecnológica das empresas que muitas vezes representam um alto custo para a sua operação.

Já os sistemas mais tradicionais também não costumam oferecer altos níveis de automatização dos processos financeiros, onerando também o tempo da sua equipe e consequentemente sua folha de pagamentos.

Assim, é oportuno procurar ferramentas 100% online, que reduzem o seu custo com infraestrutura.

Além disso, dentre as opções disponíveis, procure por um sistema com um alto nível de automatização de processos financeiros, que economizem o tempo do seu time, refletindo positivamente na produtividade do seu setor financeiro.

Mas então, qual sistema poderia me auxiliar com todas essas ferramentas e com um baixo custo?

Bauner, definitivamente, é o sistema ideal para a gestão financeira de pequenas e médias empresas, pois, automatiza os processos da área financeira em um ambiente totalmente online.

Além disso, o Bauner oferece tudo que sua empresa precisa para reduzir custos e aumentar sua produtividade.

Acesse o nosso site e conheça as funcionalidades que lhe ajudarão a ter um financeiro controlado, organizado para com isso, desenvolver o crescimento saudável do seu negócio.

Desejo-lhe sucesso!