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Uma gestão financeira de qualidade acontece quando existe uma organização no controle de contas de uma organização.

Ou seja, um controle de contas eficiente fornece informações para tomada de decisões sobre todos os compromissos da empresa que representem o investimento de seus recursos.

Certamente, o controle de contas é uma ferramenta que contribui muito na organização das entradas e saídas de dinheiro em um fluxo de caixa. Entretanto, é importante destacar que o controle de contas é diferente do planejamento financeiro, que estabelece metas e objetivos para o negócio em um período maior de tempo.

Em outras palavras, essa ferramenta facilita todo sistema, onde ela organiza todos os tipos de contas do seu negócio.

Por certo, se for bem-sucedido nessa tarefa, o seu controle vai auxiliar na tomada de decisão e nos investimentos futuros.

Controle de contas – Dicas para organizar uma empresa

Por que empresas quebram?

Segundo dados de estudos, em boa parte por falta de gestão.

E por que falta gestão nas empresas se esse tem sido um dos principais motivos das empresas quebrarem?

A resposta não é simples.

Um dos problemas recorrentes é a falta de conhecimento sobre gestão. Os empreendedores não têm esse conhecimento de base, mesmo aqueles que já saíram da faculdade.

Conhecem muito bem o negócio que se propuseram a empreender, mas pecam na gestão.

Por outro lado, existem aqueles que conhecem sobre gestão, contudo, não têm dados corretos.

Nesse sentido, encontramos diversos motivos ou desculpas.

Uns dizem que não têm informações corretas porque não tiram nota fiscal de tudo e, consequentemente, as informações dos controles não representam a realidade.

Outros têm todos os controles em dia mas simplesmente não confiam nas informações.

Outra vez: não representa a realidade da empresa.

Como assim?

Simples: problemas de classificação das contas.

Custos são classificados como despesas, funcionários do administrativo são classificados juntamente dos funcionários da obra ou da produção; resumindo: uma bagunça na organização das informações.

É sobre este problema que quero discorrer no restante deste artigo para te ajudar, se este for um problema da sua empresa também.

A classificação correta das contas é essencial numa empresa que deseja ter informações consistentes para tomar boas decisões e alcançar o sucesso, além de economizar tempo e reduzir custos.

Economize tempo

Isso mesmo! A classificação correta das contas economiza tempo.

Experimente acompanhar o financeiro da sua empresa e medir o tempo que eles gastam corrigindo lançamentos feitos incorretamente. Você vai se surpreender.

Essa quantidade de horas gastas desnecessariamente poderiam estar sendo alocadas em coisas que geram valor para sua empresa como, por exemplo, analisando informações para lhe ajudar nas tomadas de decisões.

Redução de Custos

Temos aqui outro ponto importante – a redução de custos.

Quando se têm dados corretos para analisar você consegue:

1. Enxergar muito consumo de recursos em áreas que não convertem em vendas, e poucos recursos sendo gastos com marketing e vendas, por exemplo, que geram vendas para a empresa.
2. Perceber e cortar gastos de despesas elevadas.

Segundo Jorge Paulo Lemann, custo é igual unha, tem que cortar o tempo todo.

Mas, sabemos que para conseguir fazer isso, é necessário visualizar o que está consumindo mais os seus recursos.

Evite problemas com o Fisco

Este é um ponto sensível e muitas vezes ignorado. Informações enviadas para o fisco através do Sped, por exemplo, precisam estar corretas e coerentes.

Portanto, tome cuidado neste processo: as multas são elevadas!

Para quem delegar esta tarefa?

Dada a importância e a responsabilidade da tarefa de classificar contas, não pode ser delegada a qualquer pessoa.

No entanto, não há problema em delegar para um estagiário, desde que o mesmo seja bem qualificado para desempenhar a função.

Caso contrário, você não estará economizando contratando uma mão-de-obra barata para exercer a função.

Mais importante, mesmo com a tecnologia avançada, é necessário ensinar às máquinas sobre como a classificação das contas da empresa deve acontecer.

Em adição, é o que muitos chamam de parametrização do sistema.

Controle de contas – O básico que você precisa aprender e desenvolver

Recomendo esse check list básico:

1) Conhecer os tipos de contas, quando é uma receita, custo, despesa ou uma transferência;

2) Entender sobre contas ou categoria financeira:

1. Para que servem;
2. Principais categorias;
3. Categorias redundantes;
4. Quando criar novas categorias.

3) Natureza das contas Fixas ou Variáveis:

1. O que é;
2. Para que serve;
3. Quando será fixa ou variável.

4) Aporte de dinheiro pelos sócios na empresa:

1. Quando classificar como empréstimo, integralização de capital social ou adiantamento para aumento futuro de capital social.

5) Pagamento a fornecedores:

1. Quando classificar como “adiantamento a fornecedores”.

6) Recebimento de clientes:

1. Quando classificar como “adiantamento de clientes”.

7) Gastos com viagem:

1. Como classificar;
2. Como funciona o processo.

8) Como classificar os materiais de consumo:

1. Alimentação;
2. Material de escritório;
3. Material de limpeza;
4. Material utilização prestação de serviços.

Em linhas gerais, podemos perceber que é necessário fazer um trabalho detalhado para obter o controle e a organização.

Controle de contas – Considerações

Definitivamente, tomar boas decisões é o resultado de uma boa gestão.

E para fazer uma boa gestão é necessário ter em mãos informações corretas e que representem a realidade financeira da empresa.

Por fim, espero ter contribuído e incentivado você a buscar obter informações para poder ter um controle de contas de qualidade em sua empresa. No mais, se tiver dúvidas ou sugestões de novos conteúdos, deixe nos comentários abaixo que será uma satisfação poder continuar auxiliando em seus negócios.

Desejo-lhe sucesso!